顛末書と始末書の違いとは？不正対応で使い分ける書き方と企業側の注意点
「不正を起こした社員に何かを書かせたいが、始末書なのか顛末書なのかわからない」
「始末書を書かせたが、内容が薄くて後の懲戒処分の根拠として使えるか不安だ」
「始末書」と「顛末書」は似た場面で使われますが、目的・内容・位置づけが異なります。
不正行為への対応として書面を求める場合、どちらを使うかによって、後の懲戒処分や損害賠償の場面での使い方が変わります。
本記事では、2つの書面の違い・書き方・書式の例・不正対応での注意点・懲戒処分との関係まで実務に即して整理します。
個別事案における懲戒の有効性や、書面が証拠としてどう扱われるかは、取得の経緯と内容によって異なるため、最終判断は弁護士に確認してください。
始末書と顛末書の違いを一覧比較
| 比較項目 | 始末書 | 顛末書 |
|---|---|---|
| 主な目的 | 反省・謝罪の意思表示。再発防止の誓約 | 事実経緯の報告。何が起きたかの客観的な記録 |
| 誰が書くか | 当事者（問題行為を起こした本人） | 当事者または担当者・管理者 |
| 内容の重点 | 反省・謝罪・今後の誓約 | 発生経緯・原因・対応状況・再発防止策 |
| 使われる場面 | 懲戒処分の一環。けん責の内容として提出を求めることが多い | 業務上のトラブル報告として。不正発覚後の事実確認として |
| 後の手続きでの扱い | 反省の記録、および懲戒手続きを踏んだ記録として機能する | 事実の記録として機能し、後の手続きの資料になり得る |
| 提出を求められるか | 謝罪や反省は内心にかかわるため、提出を強制することはできないとされている | 事実の報告として、業務命令の範囲で提出を求められると考えられている |
使い分けの目安は次のとおりです。不正行為が発覚した直後の事実確認の段階では顛末書を求め、懲戒処分の一環として反省と誓約を求める場合は始末書を提出させる、という順序が実務上よく用いられます。両方を求める場合は、別々の書面として提出させることを推奨します。
なお、けん責という処分は、始末書の提出を求めることをその内容とするものとして就業規則に定められていることがあります。処分として求めるのか、事実確認のために求めるのかを、社内で整理してから進めてください。
始末書の書き方と企業が指定すべき範囲
始末書は、当事者が自らの言葉で反省と誓約を記す書面です。
会社が指定してよいのは、記載してほしい項目までです。文面そのものを渡して書き写させると、本人の意思によるものかどうかが争われます。
始末書に含めるべき5要素
- 件名（何についての始末書か）
- 事実の概要（いつ・どこで・何をしたか）
- 反省の意思（なぜ問題だったか・自分の行為への認識）
- 会社・関係者への謝罪
- 今後の誓約（同様の行為を繰り返さない旨の明示）
始末書の書式の例
始 末 書 令和 年 月 日 〇〇株式会社 代表取締役 〇〇 〇〇 様 所属： 部 氏名： 印 私は、〇年〇月〇日に、【いつ・どこで・何をしたかを具体的に記載】 という行為を行いました。 この行為について、【なぜ問題であったか、自分の行為をどう 認識しているかを記載】。 【会社および関係者への謝罪を記載】。 今後は、【再発を防ぐために具体的に何をするかを記載】。 以上
この書式は、項目と体裁の参考です。【 】の部分は本人の言葉で記載させてください。
反省や誓約の文面まで会社が用意して書き写させると、本人の意思によるものかどうかが争われ、後の手続きで書面の価値が下がることがあります。会社が伝えるのは、いつ・どこで・何をしたかを具体的に書くこと、という指示までにとどめてください。
顛末書の書き方と記載すべき5要素
顛末書は、何が起きたかの事実経緯を記録する書面です。
始末書より事実の記述に重点を置き、行為の詳細・原因・対応状況までを記録します。
顛末書に含めるべき5要素
- 件名と対象期間
- 発生経緯（時系列での事実記述）
- 原因の分析（なぜこの行為が起きたか）
- 現状の対応状況（被害の範囲・現在の状況）
- 今後の再発防止策
顛末書の書式の例
顛 末 書 令和 年 月 日 〇〇株式会社 代表取締役 〇〇 〇〇 様 所属： 部 氏名： 印 件名：【事案の件名を記載】に関する顛末書 【発生経緯】 〇年〇月〇日頃から、【行為の開始時期・状況を記載】。 〇年〇月〇日に、【発覚した経緯・状況を記載】。 【原因】 本件が生じた原因として、【自らの判断・行為の問題点を記載】 があったと認識しております。 【現状の対応状況】 現在、【被害の確認状況・現時点での対応内容を記載】。 【再発防止策】 今後は、【具体的な再発防止のための行動を記載】することで、 同様の事態が生じないよう努めてまいります。 以上
顛末書は事実の報告なので、書式を指定すること自体は問題になりにくいと考えられています。ただし、本人が認識していない事実まで書かせることは避けてください。
不正行為に対して始末書を書かせるときの注意点
始末書・顛末書の提出を求める際、会社側の対応を誤ると、強要や心理的な圧力として問題になることがあります。以下の点に注意してください。
| 注意事項 | 具体的な内容 |
|---|---|
| 提出を強制しない | 謝罪や反省は内心にかかわるため、始末書の提出を強制することはできないとされている。拒否された場合は、不提出の事実を記録したうえで手続きを進める |
| 文面を会社が指定しない | 「この文面で書け」と全文を指定することは、強要と受け取られるリスクがある。記載すべき項目を示す程度にとどめる |
| 記載事実は自認の範囲で | 本人が認識していない事実を書かせることは避ける。虚偽の記載を求めた場合、書面そのものの信用性が失われる |
| 提出期限に余裕をもたせる | 即日提出の要求は、考える時間を与えない強要と受け取られるリスクがある。数営業日の期間を設ける |
| 記録として保管する | 提出された書面は、受領日時と受領者を記録したうえで保管する |
始末書を提出しなかったこと自体を理由に、処分を重くすることはできないとされています。提出を拒否された場合は、不提出の事実を記録に残したうえで、もとの問題行為そのものを対象として、就業規則にもとづく手続きを進めてください。
なお、懲戒処分そのものは、就業規則に懲戒事由と処分の種類が定められ、従業員に周知されていることが前提とされています。始末書の有無にかかわらず、この前提を先に確認してください。
始末書は懲戒処分の証拠になるか
始末書・顛末書は、後の懲戒処分や損害賠償の検討において、資料として使われます。
ただし、どこまで意味を持つかは、内容の具体性、任意に書かれたものかどうか、保管の状況によって変わります。
資料として機能しやすい場合
- 本人が自らの意思で事実を記載している
- 具体的な行為・金額・期間が記載されている
- 受領の日時と担当者が記録されている
資料として機能しにくい場合
- 会社が全文を指定して書かせた場合。本人の意思によるものとみなされにくい
- 抽象的な反省文のみで、具体的な事実の記載がない場合
- 長時間の拘束や強い圧力のもとで書かせた場合。任意性が争われる
始末書に金額が書かれていても、それだけで賠償額が決まるわけではありません。使用者から従業員への損害賠償請求は、裁判上、事業の性格や規模、従業員の帰責性などを踏まえて制限されることがあります。
書面の価値を高めるポイントは3つです。本人が任意で記載したことを確認すること、日時・行為・金額といった具体的な事実が含まれるよう項目で指示すること、提出後は受領日時と受領者を記録して保管すること。この3点を押さえておいてください。
書面を求める前に、社内の記録や客観的な資料をどこまで確保できているかを整理する必要があります。何から手をつけるか判断がつかない段階でも、ご相談ください。
まとめ
始末書と顛末書は、不正対応の記録として重要な書面ですが、目的・内容・使い方が異なります。
事実の確認には顛末書、反省と誓約の記録には始末書という使い分けが実務上の基本です。
- 始末書は「反省・謝罪・誓約」の書面。顛末書は「事実経緯の報告」の書面
- 不正発覚直後は顛末書で事実を記録し、懲戒処分に際して始末書を求めるという順序が一般的
- 始末書の提出は強制できないとされている。提出しなかったこと自体を理由に処分を重くすることもできない
- 文面の全文指定と即日提出の要求は避ける。会社が示すのは記載項目までにとどめる
- 具体的な事実が記載された書面は資料として機能するが、金額の記載だけで賠償額が決まるわけではない
- 懲戒処分そのものは、就業規則の定めと周知が前提とされている
始末書・顛末書は、不正対応の入口にすぎません。
その後の懲戒処分、金銭の回収、再発防止まで含めた全体の順序を整理しておくことで、対応の実効性が高まります。
関連記事：懲戒処分の種類とは？減給・出勤停止・懲戒解雇の選択基準を企業向けに解説
よくある質問（FAQ）
始末書の提出を拒否された場合、懲戒処分を進めても問題ありませんか？
もとの問題行為を対象とした手続きを進めること自体は可能です。ただし、出さなかったことを理由に処分を重くすることはできないとされています。謝罪を含む始末書の提出は、内心にかかわるため強制できないと考えられているためです。
実務としては、提出を求めた事実と拒否された事実を記録に残したうえで、もとの問題行為について、就業規則にもとづく手続きを進めることになります。
始末書の内容が虚偽だった場合はどうすればよいですか？
記載内容が客観的な資料と矛盾している場合は、その点を手続きの中で指摘できます。虚偽の記載をしたこと自体が、別途問題になることもあります。
就業規則に「調査に対して虚偽の申告をした場合は懲戒の対象とする」といった規定があれば、それを根拠とした処分も検討できます。規定がない場合の扱いは弁護士に確認してください。
顛末書に書かれた内容は刑事手続きで使えますか？
資料として提出することはできます。ただし、どう扱われるかは捜査機関や裁判所の判断によります。本人が任意に記載したものであることが前提になります。
強い圧力のもとで書かせた内容は、任意性が争われます。取得の経緯についても、いつ、誰が、どのように求めたかを記録に残しておいてください。
